Team Assistant (d/m/w) - 50 % Arbeitszeit

Das Fachgebiet Technologie- und Innovationsmanagement (TIM) sucht eine Ergänzung für unser Team-Office, dass gemeinsam mit aktuell zwei Kolleginnen neben dem Fachgebiet TIM auch die Fachgebiete Entrepreneurship und Innovationsmanagement (EIM), Marketing (MAR) und Strategische Führung und Nachhaltigkeitsmanagement (SLS) betreut. Als Teil unseres selbstorganisierten Team-Office bearbeiten Sie als engagierte Persönlichkeit administrative Themen im Bereich Forschung, Lehre, internationale Kooperationen und Drittmittelprojekte. Sie übernehmen Verantwortung für administrative Aufgaben in einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld. Gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen gestalten Sie die administrativen Prozesse der Fachgebiete und arbeiten dabei eng mit Wissenschaftler*innen, Studierenden, internationalen Partnerinstitutionen und zentralen Verwaltungseinheiten zusammen.

• Mitarbeit im selbstorganisierten Team Office (Pool-Sekretariat) der vier Fachgebiete TIM, EIM, MAR und SLS sowie enge Zusammenarbeit und gegenseitige Vertretung innerhalb des Teams
• Aktive Unterstützung der Fachgebietsleitungen bei administrativen und operativen Aufgaben in den Bereichen Finanzen, Personal, Lehre, Projektmanagement sowie Veranstaltungsorganisation
• Allgemeinen Büromanagementaufgaben
• Betreuung von Finanz-, Personal- und Verwaltungsprozessen, einschließlich Budget- und Kostencontrolling, Beschaffungen sowie Dienstreisen
• Administrative Begleitung nationaler und internationaler Forschungs- und Drittmittelprojekte
• Unterstützung bei Personalprozessen, von Stellenausschreibungen über Einstellungsverfahren bis zum Onboarding neuer Mitarbeitenden
• Organisation und Koordination administrativer Prozesse im Lehrbetrieb sowie Betreuung von Studierendenangelegenheiten
• Korrespondenz mit Wissenschaftler:innen, Studierenden, Partnerinstitutionen und Verwaltungseinheiten in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen und Delegationsbesuche
• Gestaltung des Internetauftritts der Fachgebiete

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*mann für Büromanagement, Fremdsprachensekretär*in oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen, Personal und/oder Projektmanagement
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel, Word und Outlook
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative wünschenswert
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise sowie gutes Zeitmanagement wünschenswert
• Hohe Serviceorientierung sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit wünschenswert
• Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit in einem selbstorganisierten Team wünschenswert
• Interkulturelle Kompetenz und Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld wünschenswert
• Bereitschaft, sich eigenständig in neue Themen, Prozesse und IT-Systeme einzuarbeiten wünschenswert
• Erfahrung im Umgang mit SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen wünschenswert
• Kenntnisse von Verwaltungs-, Beschaffungs- und Finanzprozessen in öffentlichen Einrichtungen oder Hochschulen wünschenswert
• Erfahrung im Umgang mit öffentlichen Fördermitteln wünschenswert
• Erfahrung in der Organisation und Koordination von Veranstaltungen, Workshops oder internationalen Austauschformaten wünschenswert
• Erfahrung im Umgang mit digitalen Verwaltungs- und Kommunikationssystemen (z. B. TYPO3, Moses, ISIS oder vergleichbare Anwendungen) wünschenswert

Wir bieten Ihnen eine unbefristete Anstellung mit abwechslungsreichen Aufgaben, die Sie fordern und fördern werden. Wir sind ein diverses und dynamisches Team aus Kolleg*innen mit den unterschiedlichsten Hintergründen und Erfahrungen und haben unsere Büros und Labore in einem modernen Gebäude auf dem Campus der TU Berlin. Zusammenarbeit und Engagement wird bei uns auch außerhalb des Büros großgeschrieben, sodass wir regelmäßig Veranstaltungen wie die alljährliche Weihnachtsfeier, den Sommerausflug, After-Work-Abende oder andere Teamevents organisieren. Wir suchen nach engagierten und verantwortungsbewussten Verwaltungskräften, die mitdenken und ihre Aufgaben eigenverantwortlich erledigen. Als Teil unseres Team Office leisten Sie einen wichtigen Beitrag, indem Sie jungen Menschen ein erfolgreiches Studium ermöglichen, exzellente Forschungsergebnisse unterstützen und Lehrkonzepte in internationalen Projekten ermöglichen. Wir bieten Ihnen vielfältige Möglichkeiten, durch Weiterbildungen und Trainig on the Job Ihre Fähigkeiten zu erweitern.

Ihre Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer mit den üblichen Unterlagen ausschließlich per E-Mail (zusammengefasst in einem PDF-Dokument, max. 5 MB) an Prof. Dr. Søren Salomo über sekretariat@tim.tu-berlin.de.

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. DSGVO finden Sie auf der Webseite der Personalabteilung: https://www.abt2-t.tu-berlin.de/menue/themen_a_z/datenschutzerklaerung/.

Zur Wahrung der Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern sind Bewerbungen von Frauen mit der jeweiligen Qualifikation ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die TU Berlin schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten und mit Migrationshintergrund sind herzlich willkommen.